2. Immer schriftlich (Fifty-Fifty-Regel)

Lothar Seiwert, Autor des Buches „Das neue 1x1 des Zeitmanagement“ rät, die eigenen Ziele auf Papier festzuhalten. Denn Zeitpläne, die nur im Kopf existieren, werden meist ganz schnell verworfen. Allerdings sollten diese Zeitpläne nicht zu eng kalkuliert werden, falls etwas Unerwartetes dazwischen kommt. Laut Seiwert hat sich die Fifty-Fifty-Regel bewährt: 50 Prozent der Zeit verplanen, 50 Prozent für Unvorhergesehenes.

3. Verhältnis 20:80 (Pareto-Prinzip)

Das Prinzip beschreibt das statistische Phänomen, dass lediglich 20 Prozent des Arbeitseinsatzes 80 Prozent des Ergebnisses bringen, die restlichen 20 Prozent des Ergebnisses brauchen aber 80 Prozent des gesamten Aufwandes. Wer es nun schafft, die wichtigen 20 Prozent zu identifizieren und diese zukünftig vorrangig und mit voller Konzentration zu erledigen, wird auf Dauer erfolgreicher sein. Hier muss jeder für sich entscheiden, wo seine Prioritäten liegen.

4. Wichtig oder dringend? (Eisenhower-Methode)

Viele Nachwuchskräfte leiden auch deswegen unter großer Arbeitsbelastung, weil sie ihre Aufgaben nicht optimal nach Prioritäten ordnen. Die „Eisenhower-Methode“ ist ein möglicher Weg zum Ziel. Präsident Dwight D. Eisenhower kam zu folgendem Schluss: Aufgaben und Ziele können grundsätzlich nach zwei Kriterien aufgeteilt werden: Sind sie wichtig oder unwichtig? Und sind sie eilig oder nicht eilig? So gelangt man schnell zu vier Gruppen von Aufgaben. Erstens: Aufgaben, die sowohl wichtig als auch eilig sind. Zweitens: Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind. Drittens: Aufgaben, die zwar unwichtig, dafür aber eilig sind. Und viertens: Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind.

Alle Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind, wandern in den Papierkorb. Sind die Aufgaben zwar unwichtig, aber eilig, delegiert man sie an Mitarbeiter. Die wichtigen Aufgaben, die nicht eilig sind, überträgt man in ein Zeitplanbuch und erledigt sie, sobald Zeit dafür vorhanden ist. Die Aufgaben, die gleichzeitig wichtig und eilig sind, werden sofort erledigt.

5. Die A-L-P-E-N-Methode

Buchautor Seiwert bevorzugt die A-L-P-E-N - Methode, für die er durchschnittlich acht Minuten pro Tag veranschlagt.

• Aufgaben, Aktivitäten, Termine aufschreiben
• Länge der Aktivitäten schätzen
• Pufferzeit reservieren
• Entscheidungen treffen: Prioritäten, Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten
• Nachkontrolle

Vor allem die regelmäßige Nachkontrolle ist wichtig. Wer abends seinen Tagesplan
überprüft, sieht genau, was funktioniert hat und was nicht. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen. Geschieht das mehrfach, ist das lästig. Aber dann gibt es genau zwei Möglichkeiten: entweder der Punkt wird endlich in die Tat umgesetzt, dann ist er erledigt. Oder er ist so unwichtig, dass er irgendwann gestrichen wird – und dann hat er sich von selbst erledigt.

Quelle: http://www.staufenbiel.de